Skráðu þig frítt
Instrukcje · Faktury

Wyślij fakturę ponownie w Konto, gdy odbiorca jej nie otrzymał

Gdy musisz ponownie wysłać fakturę w Konto — na przykład dlatego, że odbiorca twierdzi, iż jej nie dostał — rozwiązanie jest proste. Otwórz fakturę w Przegląd faktury, przejrzyj historię dokumentu, aby sprawdzić, jak i kiedy została wysłana, zweryfikuj adres e-mail i kennitala odbiorcy, a następnie kliknij „Wyślij ponownie”. Duzi nabywcy i instytucje publiczne często akceptują wyłącznie faktury elektroniczne (XML) — Konto obsługuje obie metody, zarówno na komputerze, jak i na telefonie.

  1. 1

    Ponowne wysłanie faktury w Konto: otwórz Przegląd faktury

    Zaloguj się na konto.is i wybierz Przegląd faktury na pasku bocznym. Widoczna jest tu lista wszystkich wystawionych faktur. Znajdź fakturę, której odbiorca twierdzi, że nie dostał, i kliknij ją, aby otworzyć panel szczegółów po prawej stronie.

    Wybierz „Przegląd faktury”, aby zobaczyć wszystkie wystawione faktury.
  2. 2

    Odczytaj historię dokumentu i kliknij „Wyślij ponownie“

    W panelu szczegółów znajdź sekcję „History“. Widać tu, kiedy faktura została wysłana, czy dotarła do serwera odbiorcy (delivered) i czy została otwarta (opened).

    Uwaga dotycząca znacznika „opened“: pochodzi on teraz bezpośrednio ze zdarzenia SendGrid, a nie z momentu, w którym nasz webhook odebrał pakiet. Automatyczne otwarcia — powodowane przez skanery e-mail na domenach takich jak hi.is czy kirkjan.is oraz przez Apple Mail Privacy Protection — są oznaczone w historii osobno i nie stanowią wiarygodnego dowodu na to, że odbiorca faktycznie przeczytał fakturę.

    Sprawdź, czy faktura poszła e-mailem czy jako XML przez sieć wymiany dokumentów. Jeśli adres e-mail lub kennitala wydaje się nieprawidłowy, popraw go w karcie kontrahenta w sekcji Viðskiptavinir. Gdy będziesz gotowy, kliknij przycisk „Wyślij ponownie“ w panelu.

    Historia dokumentu i przycisk Wyślij ponownie znajdują się w panelu szczegółów.
  3. 3

    Wybierz metodę dostarczenia w oknie dialogowym

    W oknie dialogowym wybierz sposób dostarczenia faktury:

    • „Wysłać email” — Wysyła fakturę jako PDF na adres e-mail odbiorcy. Odpowiednie dla osób prywatnych i mniejszych firm.
    • „Dostarcz jako: XML” (faktura elektroniczna) — Przekazuje fakturę bezpośrednio do systemu finansowego odbiorcy przez sieć wymiany dokumentów. Duzi nabywcy, gminy i instytucje publiczne często akceptują wyłącznie XML. Możesz wybrać XML nawet jeśli faktura była pierwotnie wysłana e-mailem.
    Wybierz e-mail lub XML w zależności od potrzeb odbiorcy.
  4. 4

    Potwierdź wysyłkę XML przez sieć wymiany dokumentów

    Jeśli wybrałeś XML, pojawia się okno potwierdzenia. Jeśli żądanie płatności nie pojawia się w bankowości internetowej płatnika, najczęstszą przyczyną jest błędny kennitala — sprawdź go dokładnie przed potwierdzeniem. Kliknij „Nowne wystawienie faktury XML”, aby zakończyć ponowne wysyłanie.

    Potwierdź wysyłkę jako XML przez sieć wymiany dokumentów.
  5. 5

    Historia dokumentu potwierdza ponowne wysłanie faktury

    Po wysłaniu historia dokumentu odświeża się i wyświetla nowy wpis „Faktura XML wysłana do centrum faktur”. Potwierdza to, że faktura została wysłana ponownie. Poczekaj kilka minut — kolejny wpis może pojawić się, gdy serwer pocztowy odbiorcy potwierdzi odbiór.

    Historia dokumentu aktualizuje się i pokazuje nowy wpis o wysłaniu.
  1. 1

    Ponowne wysłanie faktury: Otwórz przegląd faktur

    Zaloguj się na konto.is i naciśnij Invoice overview [Przegląd faktury] w menu. Lista pokazuje wszystkie wystawione faktury. Znajdź fakturę, której odbiorca twierdzi, że nie otrzymał, i naciśnij ją, aby otworzyć kartę szczegółów.

    Naciśnij „Przegląd faktury”, aby zobaczyć wszystkie wystawione faktury.
  2. 2

    Sprawdź historię dokumentu i naciśnij „Wyślij ponownie”

    Na karcie szczegółów zobaczysz sekcję „History”. Pokazuje ona, kiedy faktura została wysłana, czy dotarła (delivered) i czy została otwarta.

    Sprawdź znacznik czasu „opened” [otwarto]: Znacznik czasu pochodzi teraz bezpośrednio z SendGrid — nie z czasu otrzymania webhooka. Automatyczne otwarcia, np. spowodowane skanerami e-mail w domenach takich jak hi.is lub kirkjan.is oraz Apple Mail Privacy Protection, są osobno oznaczone w historii i nie są wiarygodnym wskaźnikiem tego, że odbiorca faktycznie przeczytał fakturę.

    Sprawdź, czy faktura została wysłana na adres e-mail czy jako XML przez sieć komunikatów. Jeśli adres e-mail lub numer identyfikacyjny wydaje się nieprawidłowy, popraw go na karcie klienta w sekcji Customers [Klienci] przed kontynuowaniem. Gdy będziesz gotowy, naciśnij przycisk „Wyślij ponownie” widoczny na karcie.

    Historia dokumentu i przycisk „Wyślij ponownie” znajdują się na karcie szczegółów.
  3. 3

    Wybierz metodę dostarczenia w oknie dialogowym

    W oknie dialogowym „Resend” [Wyślij ponownie] możesz wybrać metodę dostarczenia:

    • „Wysłać email” — faktura PDF odpowiednia dla osób fizycznych i mniejszych firm.
    • „Dostarcz jako: XML” (faktura elektroniczna) — wysyłana przez sieć komunikatów bezpośrednio do systemu biznesowego odbiorcy. Duzi nabywcy, gminy i instytucje rządowe często akceptują wyłącznie XML. Możesz wysłać jako XML nawet jeśli faktura była pierwotnie wysłana na adres e-mail.
    Wybierz e-mail lub XML w zależności od potrzeb odbiorcy.
  4. 4

    Potwierdź dostarczenie XML przez sieć komunikatów

    Jeśli wybierzesz XML, pojawi się okno potwierdzenia, w którym potwierdzasz wysyłkę. Jeśli żądanie nie pojawia się w bankowości internetowej płatnika, zazwyczaj jest to spowodowane nieprawidłowym numerem identyfikacyjnym — sprawdź go dokładnie przed potwierdzeniem. Naciśnij „Dostarcz jako: XML”, aby zakończyć ponowne wysyłanie.

    Potwierdź wysyłkę jako XML przez sieć komunikatów.
  5. 5

    Historia dokumentu potwierdza ponowne wysłanie faktury

    Po wysłaniu sekcja „History” [Historia dokumentu] aktualizuje się i pokazuje nowy wpis sent [wysłano]. Potwierdza to, że faktura została wysłana ponownie. Poczekaj kilka minut — potwierdzenie delivered [dostarczono] może również pojawić się, gdy serwer pocztowy odbiorcy potwierdzi odbiór.

    Historia dokumentu aktualizuje się i pokazuje nowy wpis „sent” [wysłano].

Wskazówki

Wyślij ponownie jako XML do dużych nabywców

Jeśli odbiorca to gmina, instytucja publiczna lub duża sieć handlowa, prawdopodobnie akceptuje wyłącznie faktury elektroniczne (XML) przez sieć wymiany dokumentów. Jeśli wysłałeś PDF e-mailem i faktura nadal nie dotarła, spróbuj wysłać ponownie jako XML — faktura trafi bezpośrednio do systemu finansowego odbiorcy.

Kennitala odbiorcy a żądania płatności w bankowości internetowej

Jeśli żądanie płatności nie jest widoczne dla płatnika w jego bankowości internetowej, najczęstszą przyczyną jest błędny kennitala w karcie kontrahenta. Przejdź do Viðskiptavinir, otwórz odpowiednią kartę i popraw kennitala przed ponownym wysłaniem.

Wyślij na więcej niż jeden adres e-mail

Możesz dodać dodatkowe adresy e-mail dla każdego kontrahenta: przejdź do Viðskiptavinir → [kontrahent] → Viðbótarupplýsingar → Aukanetföng. Adresy oddzielaj przecinkiem bez spacji, np. konto@konto.is,ksiegowosc@firma.pl.

Najczęstsze pytania

Jak wysłać ponownie fakturę, której odbiorca nie otrzymał?

Otwórz fakturę w Przegląd faktury, sprawdź historię dokumentu i kliknij „Wyślij ponownie”. Możesz wybrać ponowne wysłanie e-mailem (PDF) lub jako XML przez sieć wymiany dokumentów — albo obie opcje, jeśli to konieczne.

Dlaczego żądanie płatności nie pojawia się w bankowości internetowej płatnika?

Najczęstszą przyczyną jest błędny kennitala w karcie kontrahenta. Przejdź do Viðskiptavinir, otwórz kartę i sprawdź kennitala. Upewnij się również, że funkcja kröfustofnun (wystawianie żądań płatności) jest aktywna na Twoim koncie.

Czy status „opened” w historii dokumentu jest zawsze wiarygodny?

Niekoniecznie. Skanery e-mail i Apple Mail Privacy Protection mogą automatycznie uruchamiać piksel śledzący. Takie automatyczne otwarcia są oznaczone w historii osobno i nie stanowią wiarygodnego dowodu na to, że odbiorca przeczytał fakturę. Znacznik czasu „opened” pochodzi teraz ze zdarzenia SendGrid, a nie z czasu odbioru przez webhook — jest więc dokładniejszy niż wcześniej.

Czy mogę ponownie wysłać fakturę PDF jako XML?

Tak. Nawet jeśli faktura była pierwotnie wysłana e-mailem (PDF), możesz kliknąć „Wyślij ponownie” i wybrać XML. Faktura zostanie wówczas przekazana przez sieć wymiany dokumentów bezpośrednio do systemu finansowego odbiorcy.

Co oznacza „delivered” w historii dokumentu?

Delivered oznacza, że serwer pocztowy odbiorcy przyjął wiadomość od SendGrid. Nie gwarantuje to, że faktura trafiła do skrzynki odbiorczej — mogła zostać odfiltrowana jako spam. Jeśli delivered w ogóle nie pojawia się w historii, sprawdź, czy adres e-mail został wpisany poprawnie.

Czy mogę zaktualizować adres e-mail odbiorcy przed ponownym wysłaniem?

Tak. Przejdź do Viðskiptavinir, otwórz kartę kontrahenta i popraw adres e-mail. Przy następnym wysłaniu faktura trafi na zaktualizowany adres.

Czym jest numer GLN i czy jest potrzebny do wysyłki XML?

GLN (Global Location Number) to elektroniczny adres używany przy przekazywaniu faktur XML. W większości przypadków jest taki sam jak kennitala kontrahenta i wypełnia się automatycznie w karcie kontrahenta. Większe organizacje mogą mieć dedykowane numery GLN lub identyfikatory centrum kosztów.

Pytania? support@konto.is