Algengar spurningar

Þú byrjar á að nýskrá þig sem notanda. Við skráningu ertu beðin/n um skrá nauðsynlegar upplýsingar um þig sem sendanda reiknings og hvernig þú vilt fá greitt. Að því loknu getur þú hafist handa við að senda reikninga. Þú þarft ekki að byrja á því að kaupa áskrift, heldur geturðu skráð þig í ókeypis áskriftarleiðina (Grunnur) og sent allt að þrjá ókeypis reikninga á mánuði. Þetta á einnig við um að senda rafræna reikninga.

Já, þú getur skipt hvenær sem er um reikningakerfi. Það þarf ekki að gerast um áramót eða við lok reikningsárs.

Já. Konto gefur út löggilda rafræna reikninga sem uppfylla kröfur reglugerðar nr. 505/2013 um rafræna reikninga o.fl.

Eftir nýskráningu, er notandinn leiddur í gegnum ferli fyrir að senda reikning. Í þessu ferli þá velurðu „Senda reikning“ og velur eða skráir inn upplýsingar um kaupandann og svo velja eða skrá vöruna/þjónustuna sem þú ert að selja. Þú getur búið til vörur jafnóðum eða skráð vörur fyrirfram á vörulista og valið þær þaðan þegar þú útbýrð reikning.

Notendur í greiddri áskrift eins og Fræ geta einnig valið að senda Tilboð og Afhendingarseðla.

Til að senda reikning þar sem vörur eru með virðisaukaskatti þá þarftu að vera með VSK-númer. Þú verður að skrá VSK númerið í “Þínar reikningsupplýsingar” sem þú finnur undir “Stillingar”.

Já. Þegar þú stofnar nýjan viðskiptavin þá velur þú hvernig hann mun fá reikninginn sendan frá þér. Það eru þrír valkostir í boði. Þú getur sent reikninginn sem 1) PDF skjal á netfang, 2) sem rafrænan reikning (XML) beint í viðskiptakerfi viðskiptavinar eða 3) þú getur prentað út reikninginn sjálf(ur) og sent hann með bréfpósti.

Með því að virkja Konto kröfur (ókeypis að virkja) getur þú sent þína reikninga beint í netbanka hjá greiðanda, þar sem hann birtist viðkomandi undir ógreiddir reikningar. Ef reikningur er ekki greiddur á eindaga þá reiknast vextir sjálfkrafa og geta notendur einfaldlega valið að nýta sjálfvirka innheimtuferlið í Konto – sem einnig er ókeypis að virkja.

Þegar þú stofnar nýjan viðskiptavin þá þarftu að velja hvernig þú sendir honum reikninga.

Til að senda viðskiptavin rafræna reikning (XML) þá velur þú “Senda rafrænan reikning (XML)” undir spurningunni Hvernig skal senda reikning? á viðskiptavinaspjaldinu.

Í kjölfarið þarftu að slá inn GLN kennitölu viðkomandi viðskiptavinar – þetta er nær alltaf sama og kennitala.

ATH það geta ekki allir móttekið rafræna reikninga, svo þú skalt ekki veljan þann sendingarmöguleika nema að viðskiptavinur þinn hafi óskað eftir því að fá senda rafræna reikninga (XML).

Sjá nánar um GLN kennitölur í svari við næstu spurningu.

Ef þú hefur nú þegar sent viðkomandi PDF reikning á tölvupósti þá getur enn sent þeim þennan reiknings sem XML rafrænn reikningur með því að velja reikninginn undir Yfirlit reikninga og smellt á aðgerðina Senda aftur sem XML.

GLN (Global Location Number) er nokkurs konar rafrænt póstfang fyrir móttöku reikninga. Þegar reikningur er sendur sem rafrænn reikningur (XML) þá fer hann í gegnum svokallaðan skeytamiðlara sem sendir reikninginn áfram á “póstfang” viðskiptavinar (GLN kennitala). Með þessum hætti getur reikningurinn skilað sér beint inn í viðskiptakerfi viðkomandi viðskiptavinar.

Í flestum tilvikum er GLN kennitala hin sama og kennitala viðskiptavinarins. Sumir af stærri aðilum eru með margar GLN kennitölur, en það færist í aukana að þessi 13 stafa auðkenni skráist sem Kostnaðarstaður. Fá þá alla XML reikninga afhenta á kennitölu, en skrá svo GLN gildið í Kostnaðarstaður reitinn.

Já. Til að bæta við auka netfangi hjá viðskiptavin velur þú: Viðskiptavinir, svo smella á Viðbótarupplýsingar (ef við á) > AUKANETFÖNG – FÆR AUKA AFRIT.

Setja netföngin inn með “,” comma separator og ekki hafa neitt auka bil á milli kommu og netfangs.

Samkvæmt bókhaldslögum er óheimilt að eyða eða breyta útgefnum reikningum. Leiðréttingar á reikningum skulu gerðar með kreditreikningi þar sem þú ert að bakfæra tekjur hjá þér og kostnað hjá greiðanda til að jafna út bókhaldið.

Til að leiðrétta reikning þarf að fara í yfirlit reikninga og velja þar viðkomandi reikning. Því næst er smellt á “Fella niður reikning (útbúa kreditreikning)“.

Viltu kreditfæra reikninginn að fullu eða bara að hluta? Krafa í netbanka er felld niður í báðum tilvikum.

Að fullu: Reikningurinn núllaður út og merktur sem greiddur.
Að hluta: Ný krafa gefin út fyrir mismun (ef krafa var gefin út fyrir upphaflega reikningnum).

Í næsta skrefi birtast þér drög að kreditreikningi. Ef valið er að kreditfæra að fullu þá er nóg að ýta bara á ÁFRAM og SENDA. Ef valið er að kreditfæra að hluta þá þarftu að breyta drögunum og hafa aðeins inni það sem á að kreditfæra. T.d. ef óvart var sett inn of hátt verð eða magn, þá þarftu að breyta kreditreikningnum með viðeigandi hætti fyrir sendingu. Sem dæmi ef verðið á sölureikningi er 100.000 kr. en átti að vera 80.000, þá er sendur kreditreikningur upp á 20.000 kr.

*ATH að ef þú vilt að kreditreikningurinn falli innan sama vsk. tímabils og viðkomandi sölureikningur þá gætirðu þurft að breyta útgáfudeginum.

Ef þú vilt senda stakann kreditreikning (fyrir tekjur/reikning utan Konto) þá getur þú valið að fara í Senda reikning og velja þar takkann fyrir Kreditreikning.

Allir sendir reikningar eru rafrænt undirritaðir af Konto til að tryggja bæði rekjanleika, uppruna og áreiðanleika. Þú getur skoðað eigindi skjalsins og sannreynt að þvi hafi aldrei verið breytt.
Ef skjalinu hefur verið breytt mun það sjást í eigindum skjalsins.

Undir sögu reiknings er einnig hægt að fylgjast með því hvort reikningurinn hafi skilað sér með tölvupósti eða hvað veldur því að hann gerði það ekki. Einnig er í mörgum tilfellum hægt að staðfesta móttöku og það að viðkomandi greiðandi hafi í raun opnað tölvupóstinn.

Já. Þú verður bara að gæta þess að þú byrjir nýja númeraröð og að þær séu aðgreinanlegar. Allir reikningar útgefnir í Konto eru með forskeyti sem er einstakt fyrir hvern og einn viðskiptavin, sem dæmi REK-1001.

Þegar þú setur upp nýjan viðskiptavin þá geturðu valið land og skráð viðeigandi upplýsingar, s.s. skráningarnúmer og upplýsingar um svæðisnúmer og póstbox í reitinn heimilisfang.

Ef þú ert að gera einskiptissölur til erlendra aðila og þeir þurfa sjálfir ekki reikning þá geturðu valið Ísland sem land og skráð kennitöluna 1111111119.

Í uppsetningu á viðskiptavini þá geturðu einnig valið ensku sem tungumál. Þá verða reikningar og tölvupóstar til viðkomandi gefnir út á ensku.

Að lokum er hægt að velja gjaldmiðil og merkja aðila sem undanskilinn VSK (ef við á).

Þegar þú setur upp nýjan viðskiptavin og velur land annað en Ísland og að tungumál reiknings sé enska þá birtast IBAN og SWIFT upplýsingar á reikningi í stað upplýsinga um íslenska bankareikninginn þinn fyrir millifærslu.

Til að stofna nýjan viðskiptavin þá velurðu: Viðskiptavinir – Skrá nýjan.

Já. Það er í boði fyrir notendur í greiddri áskrift að keyra út skýrslur (hreyfingalista) og fá skýrslur sendar sjálfvirkt á ákveðið netfang, t.d. á tveggja mánaða fresti. Notendur geta valið á milli þess að fá skýrsluna senda sem PDF, Excel eða CSV skrá.

Til að útbúa hreyfingalista fyrir ákveðinn viðskiptavin þá velur þú: Viðskiptavinir, Velur viðkomandi viðskiptavin og smellir á hnappinn uppi fyrir Útbúa hreyfingalista.

Til að útbúa hreyfingalista yfir alla sölu (og skráðan kostnað ef við á) þá velur þú: Aðgerðir og umsjón > Skýrslur.

Rafrænir reikningar spara bæði þér og kaupendum tíma og peninga. Það er enginn pappírs- eða póstkostnaður. Sparnaður við móttöku fyrir kaupanda hefur verið metinn allt að 800-1.000 kr. per reikning.

Gögnin eru vistuð í ISO vottuðu gagnaveri (ISO 270001) hjá viðurkenndum hýsingaraðila hérlendis.

Já. Konto tekur dagleg öryggisafrit og eru gögnin þín örugg hjá okkur.

Já. Það er í boði fyrir notendur í greiddri áskrift að skrá kostnað með því að virkja “Kostnaðarskráning”. Mögulegt er að taka mynd af kvittun eða reikningi og hlaða inn. Þessi kostnaðarskráning er svo aðgengileg notendum sem skýrslur og VSK yfirlit – fyrir þá sem vilja skrá sínar upplýsingar hjá skattinum.

Enn sem komið er, þá er skylda að varðveita frumrit reiknings eða kvittunar á pappír.

Já. Þú skráð netfang bókara eða endurskoðanda. Í kjölfarið fær hann sent eintak af útgefnum reikningum á tölvupósti. Hægt er að stilla hvaða tölvupósta viðkomandi fær undir Stillingar > Tilkynningar á tölvupósti

Þú getur breytt netfangi bókara eða bætt nýju við undir Stillingar > Þínar Reikningsupplýsingar.

En einfaldasta leiðin er að veita þriðja aðila umboð og bjóða þínum bókara eða endurskoðanda að tengjast þínum notanda í Konto. Með þessu umboði getur bókarinn bæði hjálpað við skráningu, breytingu og sótt allar upplýsingar sem þarf sjálf/ur.

Við bjóðum upp á ókeypis útgáfu (Grunnur) þar sem þú getur mánaðarlega sent ókeypis allt að 3 reikninga (virkar frítt fyrir PDF/XML/Netbanka). Því til viðbótar erum við með nokkrar greiddar áskriftarleiðir. Sjá verðupplýsingar.

Þú nálgast hreyfingalista fyrir viðkomandi viðskiptavin með því að velja Viðskiptavin, undir Viðskiptavinir, og smella á Útbúa Hreyfingalista hnappinn uppi. Í kjölfarið færir þú inn viðeigandi tímabil og annað hvort hleður niður hreyfingalistanum eða sendir hann á tölvupósti.

Þessi virkni er í boði fyrir notendur í greiddri áskrift.

Já. Þú getur stofnað kröfu í netbanka sjálfvirkt við útgáfu reiknings. En fyrst þarft þú að vera búinn að virkja viðbótina og skrifa undir samninginn.

Konto kröfur eru miðlaðar í gegnum einn viðskiptabanka, en notendur Konto eru ekki skráðir sem viðskiptavinir hjá viðkomandi banka. Því er hægt að virkja Konto kröfur óháð því hjá hvaða banka viðkomandi notandi er með sín viðskipti. Konto kröfur geta verið notaðar með ráðstöfunarreikning hjá hvaða íslenska banka sem er.

Nánari leiðbeiningar um hvernig gengið er frá innheimtusamningi og hvernig kröfustofnun er virkjuð er að finna undir Stillingar > Kröfustofnun.

Já. Þú getur sent út reikninga sjálfvirkt vikulega, mánaðarlega, ársfjórðungslega, tvisvar á ári eða árlega. Reikningarnir sendast út sjálfkrafa eftir að þú hefur sett upp viðkomandi áskriftarreikning. Hægt er að tengja fjárhæð reiknings við vísitölu neysluverðs. Þú hefur einnig þann möguleika að stofna kröfu í netbanka sjálfkrafa.

Viðbótin “Áskriftarreikningar” virkjast sjálfkrafa þegar þú virkjar greidda áskrift. Sjá nánar um Áskriftarreikninga og tengingu á vístölu neysluverðs

Þú getur á auðveldan hátt stofnað sölusíðu fyrir allar vörur sem þú hefur skráð í Konto. Þú hefur val um að setja inn söluform á þína eigin síðu (e. embed) eða útbúa söluhlekk sem vísar á tilbúna sölusíðu. Þegar viðskiptavinur þinn smellir á hlekk á sölusíðu, t.d. ef þú hefur dreift hlekknum á Facebook, þá opnast sölusíða og salan stofnast sem krafa í netbanka. Konto stofnar sjálfkrafa reikning vegna sölunnar sem er sendur á kaupanda. Þú færð síðan tilkynningu á tölvupósti þegar krafan hefur verið greidd.

Ef þú ert með WooCommerce vefverslun þá er Konto með tilbúið plugin-in (sjá nánar hér).

Konto er líka með API sem þú getur forritað þínar eigin lausnir fyrir til að senda reikninga og kröfur. Sjá https://api.konto.is

Möguleikinn til að setja upp sölusíður er virkjuð undir Stillingar
og í boði fyrir notendur í greiddri áskrift. Sjá nánar á href=”http://sala.konto.is/

You change the language of Konto.is by selecting the flag pin in the navigation menu.

Þú breytir um lykilorð með því að velja Stillingar > Lykilorð og rafræn skilríki.

Ef þú hefur nýskráð þig með rafrænum skilríkjum en vilt virkja lykilorð þá er hægt að velja Gleymt lykilorð á innskráningarsíðunni og fá leiðbeiningar sendar á skráð netfang.

Nei. Ef þú ert með fleiri en einn rekstur (á mismunandi kennitölum) þá verður þú að hafa sér aðgang fyrir hvern rekstur (hverja kennitölu).

Notendur í greiddri áskrift geta valið um fjögur mismunandi útlit reikninga. Til að velja útlit þá velur þú Stillingar – Þínar reikningsupplýsingar – Viðbótarupplýsingar – Útlit á PDF reikningi.

Sum útlit bjóða uppá að breyta litum. Fyrir öll útlitin er hægt að velja staðsetningu á logo (vörumerki) til hægri, vinstri eða miðjað í haus á reikningi.

Notendur í greiddri áskrift geta valið að bæta við auka notendum. Til að bæta við auka notendum velur þú Aðgerðir og umsjón og svo Aukanotandi.

Síðan setur þú inn netfang þess sem á að hafa aðgang og smellir á – Senda. Viðkomandi fær þá tölvupóst með boði um að tengjast aðgangi þínum.

Þú getur hvenær sem er farið á sama stað og valið að aftengja notanda.

Við mælum ekki með því að nota aukanotanda nema fyrir aðila sem er innan þíns fyrirtækis. Ef þú vilt veita þriðja aðila aðgang að þínum notanda, s.s. bókara, þá mælum við með að nota umboðsaðilavirknina. Sjá næsta svar hérna fyrir neðan.

Sjá leiðbeiningar hér.

Aðilar í greiddri áskrift geta beitt þriðja aðila umboð og boðið sínum bókara eða endurskoðanda að vera með aðgang að sínum Konto notanda. Þessir umboðsaðilar geta einfaldlega skoðað, sótt upplýsingar og aðstoðað við að skrá eftir þörfum. Umboðsaðilar þurfa ekki að greiða fyrir aðgang að Konto, einungis þeir sem veita umboðið. Dugar þá að vera í FRÆ áskriftinni sem er 1990 +vsk. á mánuði eða 19990 +vsk á ári.

Í stað þess að búa til reikning getur þú nú valið að útbúa afhendingarseðil eða tilboð.

Afhendingarseðlar eru með takmarkaðar upplýsingar og henta vel sem fylgiskjal með afhendingum. Einfalt að draga saman marga afhendingarseðla til að búa til einn reikning.

Tilboðin hafa annað útlit á PDF skjalinu. Einfalt að uppfæra tilboð og svo útbúa reikning(a) út frá tilboðinu.

Bæði má finna undir Aðgerðir og umsjón.

Einnig er hægt að velja tegund skjals með hnöppunum efst á síðunni fyrir Senda reikning.