Algengar spurningar

Þú byrjar á að nýskrá þig sem notanda. Við skráningu ertu beðin/n um skrá nauðsynlegar upplýsingar um þig sem sendanda reiknings. Að því loknu getur þú hafist handa við að senda reikninga. Þú þarft ekki að byrja á því að kaupa áskrift, heldur geturðu skráð þig í ókeypis áskriftarleiðina (Grunnur) og sent allt að þrjá ókeypis reikninga á mánuði.

Já, þú getur skipt hvenær sem er um reikningakerfi. Það þarf ekki að gerast um áramót eða við lok reikningsárs.

Já. Konto gefur út löggilda rafræna reikninga sem uppfylla kröfur reglugerðar nr. 505/2013 um rafræna reikninga o.fl.

Eftir nýskráningu, þá þarftu að fara í tölvupóstinn þinn og staðfesta netfangið. Í kjölfar þess þá velurðu „Senda reikning“ og skráir inn upplýsingar um kaupandann og vöruna/þjónustuna sem þú ert að selja. Þú getur búið til vörur jafnóðum eða skráð vörur fyrirfram á vörulista og valið þær þaðan þegar þú útbýrð reikning.

Til að senda reikning með virðisaukaskatti þá þarftu að vera með VSK-númer. Þú verður að skrá VSK númerið “Þínar reikningsupplýsingar” sem þú finnur undir “Stillingar”.

Já. Þegar þú stofnar nýjan viðskiptavin þá velurðu hvernig hann mun fá reikninginn sendan frá þér. Það eru þrír valkostir í boði. Þú getur sent reikninginn sem 1) PDF skjal á netfang, 2) sem rafrænan reikning (XML) beint í viðskiptakerfi viðskiptavinar eða 3) þú getur prentað út reikninginn sjálf(ur) og sent hann með bréfpósti.

Þegar þú stofnar nýjan viðskiptavin þá þarftu að velja hvernig þú sendir honum reikninga.

Til að senda viðskiptavin rafræna reikning (XML) þá velur þú “Senda rafrænan reikning (XML)” undir spurningunni Hvernig skal senda reikning? á viðskiptavinaspjaldinu.

Í kjölfarið þarftu að slá inn GLN kennitölu viðkomandi viðskiptavinar.

ATH það geta ekki allir móttekið rafræna reikninga, svo þú skalt ekki veljan þann sendingarmöguleika nema að viðskiptavinur þinn hafi óskað eftir því að fá senda rafræna reikninga (XML).

Sjá nánar um GLN kennitölur í svari við næstu spurningu.

GLN (Global Location Number) er nokkurs konar rafrænt póstfang fyrir móttöku reikninga. Þegar reikningur er sendur sem rafrænn reikningur (XML) þá fer hann í gegnum svokallaðan skeytamiðlara sem sendir reikninginn áfram á “póstfang” viðskiptavinar (GLN kennitala). Með þessum hætti getur reikningurinn skilað sér beint inn í viðskiptakerfi viðkomandi viðskiptavinar.

Í flestum tilvikum er GLN kennitala hin sama og kennitala viðskiptavinarins. En sumir af stærri aðilum eru með margar GLN kennitölur, eins og t.d. Reykjavíkurborg sem er með sér GLN kennitöluy fyrir hverja stofnun borgarinnar.

Já. Til að bæta við auka netfangi hjá viðskiptavin velur þú: Viðskiptavinir – viðbótarupplýsingar – Netfang 2.

Samkvæmt bókhaldslögum er óheimilt að eyða eða breyta útgefnum reikningum. Leiðréttingar á reikningum skulu gerðar með kreditreikningi.

Sjá upplýsingar um hvernig kreditreikningar eru gerðir í næsta svari hér að neðan.

Til að leiðrétta reikning þarf að fara í yfirlit reikninga og velja þar viðkomandi reikning. Því næst er smellt á “Fella niður reikning (útbúa kreditreikning)“.

Þá stillir kerfið upp kreditreikningi sem er alveg eins og upphaflegi sölureikningurinn.

Ef ætlunin er að kreditfæra sölureikninginn í heild sinni þá er bara smellt á “Áfram” og svo “Senda“.

Ef ætlunin er að leiðrétta upphæð á kreditreikningum, t.d. ef óvart var sett inn of hátt verð eða magn, þá þarftu að breyta kreditreikningum með viðeigandi hætti fyrir sendingu. Sem dæmi ef verðið á sölureikningum er 100.000 kr. en átti að vera 80.000, þá er sendur kreditreikningur upp á 20.000 kr.

*ATH að ef þú vilt að kreditreikningurinn falli innan sama vsk. tímabils og viðkomandi sölureikningur þá gætirðu þurft að breyta útgáfudeginum.

Við rafrænt undirritum alla reikninga sem sendir eru sem PDF til að tryggja bæði rekjanleika og áreiðanleika þeirra.

Já. Þú verður bara að gæta þess að í hverju og einu reikningakerfi sé hlaupandi númeraröð og að þær séu aðgreinanlegar. Allir reikningar útgefnir í Konto eru með forskeyti sem er einstakt fyrir hvern og einn viðskiptavin, sem dæmi REK-001.

Þegar þú setur upp nýjan viðskiptavin þá geturðu valið land og skráð viðeigandi upplýsingar, s.s. skráningarnúmer og upplýsingar um svæðisnúmer og póstbox í reitinn heimilisfang.

Ef þú ert að gera einskiptissölur til erlendra aðila og þeir þurfa sjálfir ekki reikning þá geturðu valið Ísland sem land og skráð kennitöluna 1111111119.

Í uppsetningu á viðskiptavini þá geturðu einnig valið ensku sem tungumál. Þá verða reikningar og tölvupóstar til viðkomandi gefnir út á ensku.

Að lokum er hægt að velja gjaldmiðil og merkja aðila sem undanskilinn VSK (ef við á).

Þegar þú setur upp nýjan viðskiptavin og velur land annað en Ísland og að tungumál reiknings sé enska þá birtast IBAN og SWIFT upplýsingar á reikningi í stað upplýsinga um íslenska bankareikninginn þinn.

Til að stofna nýjan viðskiptavin þá velurðu: Viðskiptavinir – Skrá nýjan.

Já. Það er í boði fyrir notendur í greiddri áskrift að keyra út skýrslur (hreyfingalista) og fá skýrslur sendar sjálfvirkt á ákveðið netfang, t.d. á tveggja mánaða fresti. Notendur geta valið á milli þess að fá skýrsluna á sem PDF, Excel eða CSV skrá.

Til að útbúa út hreyfingalista fyrir ákveðinn viðskiptavin þá velurðu: Viðskiptavinir – Velur viðkomandi viðskiptavin – Útbúa hreyfingalista.

Til að útbúa hreyfingalista yfir alla sölu (og skráðan kostnað ef við á) þá velurðu: Aðgerðir og umsjón – Skýrslur.

Rafrænir reikningar spara bæði þér og kaupendum tíma og peninga. Enginn pappírs- eða póstkostnaður. Sparnaður við móttöku fyrir kaupanda hefur verið metinn allt að 800-1.000 kr. per reikning.

Gögnin eru vistuð í ISO vottuðu gagnaveri (ISO 270001) hjá viðurkenndum hýsingaraðila hérlendis.

Já. Konto tekur dagleg öryggisafrit og eru gögnin þín örugg hjá okkur.

Já. Það er í boði fyrir notendur í greiddri áskrift. Til að skrá kostnað þá velurðu “Kostnaðarskráning”. Mögulegt er að taka mynd af kvittun eða reikningi og hlaða inn.

Enn sem komið er, þá er skylda á að varðveita frumrit reiknings og/eða kvittun sem útgefinn var á pappír.

Við bjóðum upp á ókeypis útgáfu (Grunnur) þar sem þú getur mánaðarlega sent ókeypis allt að 3 reikninga. Því til viðbótar erum við með nokkrar greiddar áskriftarleiðir. Sjá verðupplýsingar.

Þú nálgast hreyfingalista fyrir viðkomandi viðskiptavin með því að velja Viðskiptavinir > Hreyfingarlisti. Í kjölfarið færirðu inn viðeigandi tímabil og annað hvort hleður niður hreyfingalistanum eða sendir hann á tölvupósti.

You change the language of Konto.is by selecting Stillingar – Notendaupplýsingar – Tungumál.

Þú breytir um lykilorð með því að velja Stillingar – Breyta lykilorði.

Nei. Er þú ert með fleiri en einn rekstur (á mismunandi kennitölum) þá verður þú að hafa sér aðgang fyrir hvern rekstur (hverja kennitölu).

Notendur í greiddri áskrift geta valið um fjögur mismunandi útlit reikninga. Til að velja útlit þá velur þú Stillingar – Þínar reikningsupplýsingar – Viðbótarupplýsingar – Útlit á PDF reikningi.

Notendur í greiddri áskrift geta valið valið að bæta við auka notendum. Til að bæta við auka notendum velur þú
Aðgerðir og umsjón –  Aukanotandi.

Síðan setur þú inn netfang þess sem á að hafa aðgang og smellir á – Senda. Viðkomandi fær þá tölvupóst með boði um að tengjast aðgangi þínum.

Þú getur hvenær sem er farið á sama stað og valið að aftengja notanda.

Þú getur nú valið að útbúa afhendingarseðla. Í stað þess að búa til reikning getur þú nú valið að útbúa afhendingarseðil. Það getur verið hentugt þegar þú ert t.d. að setja vörur í sölu, en þú færð bara greitt fyrir fjölda seldra vara.

Þú einfaldlega smellir á afhendingarseðil og þá opnast hann í nýjum glugga tilbúin til útprentunar og afhendingar með vörusendingu.