Virkja sjálfvirka kostnaðarskráningu (AI) og samþykki í Konto

Leiðbeiningar · Bókarar

Virkja sjálfvirka kostnaðarskráningu (AI) og samþykki í Konto

Þegar sjálfvirk kostnaðarskráning er virk les Konto hverja kvittun og hvert PDF-skjal sem viðskiptavinur hleður upp og býr til XML-reikning sem dk getur sótt. Þessar leiðbeiningar eru fyrir bókara — eða viðskiptavini — sem vinna í Konto. Forsenda er að viðskiptavinur sé í áskriftarleiðinni Sprotar, Vöxtur eða Sérlausnir og að tenging við dk sé uppsett (sjá leiðbeiningar 1: Uppsetning í dk).

  1. 1

    Opnaðu sjálfvirka kostnaðarskráningu

    Farðu í Stillingar → Viðbætur. Í listanum Viðbætur sem þú getur virkjað finnurðu „Sjálfvirk kostnaðarskráning“ — smelltu á hana til að opna uppsetningargluggann.

    sjálfvirk kostnaðarskráning: Opnaðu sjálfvirka kostnaðarskráningu
  2. 2

    Virkjaðu viðbótina

    Í glugganum sem opnast sérðu „Virkja áskrift“ fyrir sjálfvirka kostnaðarskráningu. Smelltu á „HALDA ÁFRAM“. Viðbótin virkjast og Konto byrjar að lesa hvert skjal — mynd eða PDF-skjal — sem hlaðið er upp héðan í frá.

    sjálfvirk kostnaðarskráning: Virkjaðu viðbótina
  3. 3

    Veldu hvort þörf sé á samþykki

    Farðu í Stillingar → Skrá kostnað. Þar er rofi: „Sjálfvirkt samþykkja nýjan kostnað“.

    • Kveikt (sjálfgefið): Nýr kostnaður fær stöðuna STOFNAÐ strax og er tilbúinn svo dk geti sótt hann.
    • Slökkt: Nýr kostnaður fær stöðuna NÝTT þar til bókari samþykkir hann — hentar vel þegar þú vilt stjórna á hvaða safnlánardrottin hann bókast (sjá leiðbeiningar 4: Safnreikningar tengdir).
    sjálfvirk kostnaðarskráning: Veldu hvort þörf sé á samþykki
  4. 4

    Skrá kostnað sem samþykktan

    Þetta skref á aðeins við þegar slökkt er á sjálfvirku samþykki. Opnaðu kostnað með stöðuna NÝTT í kostnaðarskráningu og yfirfarðu tvennt:

    • „Hvernig greitt“ — Í reikning, Banki, Kreditkort eða Lagt út fyrir. Þetta skiptir máli þegar lánardrottinn á bæði Sérnúmer 1 og 2 (sjá leiðbeiningar 4).
    • „Nýta VSK“ — Sjálfgefið já fyrir innlenda reikninga, nei fyrir erlenda. Konto man valið fyrir hvern lánardrottin.

    Smelltu síðan á „Skrá sem samþykkt“. Kostnaðurinn fær stöðuna STOFNAÐ og dk getur sótt hann. Næsti kostnaður með stöðuna NÝTT opnast sjálfkrafa.

    sjálfvirk kostnaðarskráning: Skrá kostnað sem samþykktan

Kostnaðarpósthólf

Viðskiptavinur getur framsent kvittanir á [kennitala]@kvittun.konto.is — þær berast beint inn í kostnaðarskráningu. Önnur netföng sendenda þarf að skrá undir Stillingar → Kostnaðarpósthólf.

Móttaka rafrænna reikninga

Í áskriftarleiðunum Sprotar, Vöxtur og Sérlausnir getur viðskiptavinur virkjað „Móttaka rafrænna reikninga“ án aukagjalds — þá berast XML-reikningar frá birgjum beint inn í kostnaðarskráningu og fara í gegnum sama samþykktarferli.

Algengar spurningar um sjálfvirk kostnaðarskráning

Á hvaða áskriftarleið þarf viðskiptavinur að vera til að nota sjálfvirka kostnaðarskráningu og fá XML-reikninga í dk?
Í áskriftarleiðinni Sprotar, Vöxtur eða Sérlausnir. Bókarar viðskiptavina í áskriftarleiðinni Fræ sækja skjöl áfram á gamla mátann í gegnum Lánardrottnar → Skrá reikninga → F5-valmynd.
Af hverju skilar kostnaður sér ekki í dk?
Líklegustu orsakirnar eru þrjár: (1) Kostnaðurinn er með stöðuna NÝTT — samþykktu hann með því að smella á „Skrá sem samþykkt“. (2) Kostnaðurinn var skráður áður en AI-viðbótin var virkjuð — hann er án XML og þarf að sækja hann á gamla mátann í dk. (3) Hann er utan tímabils — athugaðu dagsetningarafmörkunina í dk.
Get ég sent margar kvittanir í einum tölvupósti eða einu PDF-skjali?
Nei. Konto les einn kostnað úr hverju skjali og hverjum tölvupósti. Ef fleiri kvittanir eru í sama PDF-skjali eða tölvupósti les kerfið aðeins eina. Sendu hverja kvittun í aðskildum tölvupósti eða hladdu hverri og einni upp sem aðskildu PDF-skjali.
Hvernig er VSK meðhöndlaður á erlendum reikningum?
Ef seljandi er ekki með gilt íslenskt VSK-númer færist öll upphæðin á eina línu með 0% VSK og enginn innskattur er nýttur. VOES-skráðir aðilar (með einfaldaða VSK-skráningu) mega aðeins innheimta VSK af endanlegum neytendum, ekki fyrirtækjum í atvinnurekstri, og því er sá VSK ekki nýtanlegur. Konto stillir „Nýta VSK“ sjálfgefið á „Nei“ fyrir erlenda reikninga.
Hvað verður um kostnað sem skráður var áður en AI-viðbótin var virkjuð?
Þeim kostnaði fylgir ekki XML-reikningur. Bókari sækir hann áfram í dk undir Lánardrottnar → Skrá reikninga → F5-valmynd → „Ná í reikninga frá Konto“.
Getur bókari virkjað þetta eða þarf viðskiptavinurinn að gera það sjálfur?
Bókari sem er skráður umboðsaðili fyrir viðskiptavininn getur gert þetta sjálfur. Nánari leiðbeiningar: Gerast umboðsaðili.

Spurningar? support@konto.is