Konto býður upp á að reikningar séu sendir á mörg netföng í einu.

Á hverjum viðskiptavini sem þú skráir í Konto er skráð eitt aðalnetfang.

Þú getur síðan skráð eins mörg aukanetföng og þú vilt í reitinn Aukanetföng undir Viðbótarupplýsingar á viðskiptavinaspjaldinu.

Viðskiptavinir > veldu viðkomandi viðskiptavin > Viðbótarupplýsingar > Aukanetföng

Það þarf að vera komma á milli netfanga og ekkert bil. Dæmi: konto@konto.is,support@konto.is,hjalp@konto.is o.s.frv.

Ef þú vilt sent afrit af útgefnum reikningi á annað netfang þá velur þú: Yfirlit reikningar > velur viðkomandi reikning > Senda sem viðhengi með skilaboðum. Í boði er að senda XML útgáfu af reikningnum sem viðhengi með tölvupóstinum.

Svona virka Konto inneignir:

1. Þú þarft að eiga inneign til að senda reikning.
2. Í Grunnur áskrifarleiðinni (ókeypis) eru innifaldir þrír ókeypis reikningar á mánuði. Ef þú þarft að senda fleiri, þá getur þú keypt áskrift eða keypt auka-inneign fyrir reikningagerð.
3. Fyrir þá sem þurfa að senda reglulega (t.d. mánaðarlega reikninga) og þurfa viðbótarþjónustur, þá hentar betur að vera í áskrift. Ef sendir eru óreglulega reikningar og ekki er þörf fyrir viðbótarþjónustur þá gæti hentað betur að kaupa auka-inneign.
4. Inneign sem er innifalin í áskrift miðast bara við þann mánuð. En keypt auka-inneign færist á milli mánaða (lifir áfram).

Hægt er að velja áskriftarleið og/eða kaupa auka-inneign hér: https://konto.is/strax/subscription-profile/plan

Ef þú þarft að senda erlendum aðila reikning og vilt að hann greiði með millifærslu þá þurfa að koma fram á reikningi ákveðnar upplýsingar svo hann geti framkvæmt millifærsluna.

Til að skrá þessar upplýsingar á þinn Konto notanda þá velur þú: Stillingar – Þínar reikningsupplýsingar – Viðbótarupplýsingar.

1. SWIFT: Er alþjóðlegt auðkenningarnúmer banka.
2. IBAN: Er alþjóðlegt bankanúmer.

Fyrir alþjóðlegar millifærslur þarf alltaf að skrá IBAN og SWIFT. Þú getur fundið þessar upplýsingar í þínum netbanka með að smella á viðkomandi reikningsnúmer.

Í sumum tilvikum (sérstaklega ef greiðandi er utan evrópska efnahagssvæðisins) þá þarf einnig að koma fram 3. nafn banka, 4. heimilisfang banka og 5. rétthafi reiknings (eigandi reiknings). Við mælum með að skrá allar þessar upplýsingar og þá getur þú sent viðskiptavinum um allan heim reikninga og beðið um greiðslu með millifærslu.

Hvenær birtast upplýsingar fyrir alþjóðlega millifærslu á reikningi?

Upplýsingar fyrir alþjóðlegar millifærslur birtast sjálfkrafa á reikningi ef að uppsetning viðkomandi viðskiptavinar þíns eru með þeim hætti að augljóslega er um erlenda millifærslu að ræða. Þannig að ef að viðskiptavinur er 1. erlendur (land annað en Ísland), 2. gjaldmiðill reiknings er annar en íslenskar krónur og 3. tungumál reiknings er enska þá birtast upplýsingar fyrir erlenda millifærslu. Sjá dæmi hérna fyrir neðan í uppsetningu fyrir viðskiptavin:

Ef að viðskiptavinur er erlendur þá er algengt að viðskiptin/salan séu undanþegin virðisaukaskatti. Ef að svo á við þá er rétt að haka í reitinn Aðili er undanskilinn VSK á viðskiptavinaspjaldinu og þá þarf að setja inn skýringu t.d. sala úr landi.

Ef reikningur hefur verið greiddur en er ennþá merktur sem ógreiddur í Konto þá eru almennt tvær ástæður fyrir því:

1. Reikningurinn var greiddur með millifærslu: Ef reikningur er greiddur með millifærslu þá þarft þú sjálf(ur) að merkja reikninginn sem greiddur reikningur í Konto. Það gerir þú með að fara í Yfirlit reikningar – velja viðkomandi reikning – Merkja sem greiddur reikningur.
2. Reikningur í netbanka (krafa) var greiddur: Þegar reikningur í netbanka er greiddur þá uppfærist staðan reiknings sjálfkrafa í Konto í Greiddur reikningur, en stundum líða nokkrar klukkustundir þangað til staðan uppfærist. Bankarnir munu vonandi bjóða upp á rauntímauppfærslu á greiðslustöðu fyrir árslok 2024.

Ef að valin greiðsluleið er greiðsluhlekkur (kortagreiðsla) þá uppfærist staða reiknings í Konto í greiddur reikningur nánast samtímis og reikningurinn er greiddur.

Reikningar eru ekki sjálfkrafa merktir sem greiddir ef greitt er með millifærslu, PayPal eða Bitcoin.

Hvað geri ég ef að ég sendi reikning í netbanka (kröfu) en viðskiptavinur minn greiddi með millifærslu?

Ef greitt er með millifærslu framhjá kerfinu (reikningur í netbanka ekki greiddur), þá verður þú að merkja reikninginn sjálf(ur) sem greiddur í Konto. Þá fellir kerfið sjálfkrafa niður fyrir þig reikning í netbanka (kröfu). að fella niður kröfuna og merkja reikning handvirkt sem greiddur.

Þú þarft að vera í greiddri áskrift að Konto til að getað sótt skýrslur og hreyfingalista.

Hreyfingarlisti fyrir ákveðin viðskiptavin

Til að sækja hreyfingarlista fyrir ákveðin viðskiptavin ferð þú í Viðskiptavinir > velur viðkomandi viðskiptavin > Útbúa hreyfingarlista.

Þú velur síðan það tímabil sem þú vilt útbúa hreyfingarlista fyrir og annað hvort opnar skrána strax (hleður henni niður) eða sendir hana á það netfang sem þú vilt.

Skýrslur (hreyfingarlistar) fyrir sölu og/eða kostnað

Til að útbúa skýrslu fyrir sölu og/eða kostnað fyrir ákveðið tímabil þá velur þú Aðgerðir og umsjón > Skýrslur. Þá birtist þér þetta viðmót:

Hérna hefur þú val um nokkrar tegundir af skýrslum.

PDF skýrsla og VSK skýrsla eru báðar útbúnar sem PDF skrár. Þegar þær eru valdar er aðeins hægt að senda þær á netfang þar sem það tekur smá stund fyrir bakvinnslu að taka saman upplýsingarnar og útbúa skrána.

Aðrar skýrslur, þ.e. csv og excel, er hægt að sækja strax. Ef þú ætlar að vinna með skýrsluna þá mælum við með að sækja Excel workbook. Ef þú vilt hafa skýrsluna einfalda og þarft bara upplýsingar um sölu þá skalt aðeins haka við Sölu- og kreditreikninga.

Ef þú hefur áhuga á að greina söluna nánar er hægt að virkja viðbótina Sölugreining. Með henni bætist við reitur fyrir kostnaðarverð vöru og möguleiki á að reikna framlegð. Sjá Stillingar – Sölugreining.

Það er ekki hægt að eyða reikningum.

Vitlausir reikningar þurfa að vera kreditfærðir til að jafna þá út í bókhaldinu.

Til að gera kreditreikning:

Ferðu í yfirlit reikninga > velur reikninginn > velur aðgerðina “FELLA NIÐUR REIKNING (ÚTBÚA KREDITREIKNING)”

Svo getur þú valið hvort þú viljir kreditfæra hluta af upphæðinni eða allann reikninginn.

Viltu kreditfæra reikninginn að fullu eða bara að hluta? Krafa í netbanka er felld niður í báðum tilvikum.

Að fullu: Reikningurinn núllaður út og merktur sem greiddur.
Að hluta: Ný krafa gefin út fyrir mismun (ef krafa var gefin út fyrir upphaflega reikningnum).

Í næsta skrefi birtast þér drög að kreditreikningi. Ef valið er að kreditfæra að fullu þá er nóg að ýta bara á ÁFRAM og SENDA. Ef valið er að kreditfæra að hluta þá þarftu að breyta drögunum og hafa aðeins inni það sem á að kreditfæra.

1. Velur senda reikning

2. Smellir á veldu viðskiptavin velur skrá nýjan viðskiptavin.

3. Slærð inn kennitölu viðskiptavinar og smellir síðan á sækja í Þjóðskrá (þá útfyllast sjálfkrafa upplýsingar um heimilisfang). Skráir loks netfang viðskiptavinar og velur hvernig þú vilt afhenda honum reikninginn.

Þú getur skráð inn sjálfgefinn gildi (valkvætt) fyrir t.d. greiðslufrest (gjalddaga/eindaga) og hvort þú vilt almennt senda reikninga til þessa viðskiptavinar í netbanka. En þú getur líka alltaf breytt þegar þú ert að senda reikning.

Smellir svo á Vista.

Þá opnast reikningsformið aftur.

3. Þar smellirðu á veldu vöru og velur búa til nýja vöru. Færir svo inn upplýsingar um heiti, verð og vsk prósentu (ef við á). Ef þú vilt að varan vistist á vörulista hjá þér þá hakarðu í það.

Ef þú þarft að setja inn á reikninginn einhverjar ítarlegri upplýsingar, s.s. nánari lýsingu, skilmála eða annað þá þá smellirðu á viðbótarupplýsingar.

4. Smellir svo á Yfirfara og senda neðst á síðunni. Þá opnast forskoðun á reikningum fyrir sendingu.

5. Þar geturðu séð hvernig reikningurinn mun líta út og valið hvort þú viljir senda reikninginn í netbanka greiðanda, merkja hann sem greiddan eða ekki senda hann á tölvupósti.

• Valmöguleikinn “Ekki senda tölvupóst tilkynningu á viðskiptavin” er sjálfvalinn er valinn sendingarmáti er rafrænn reikningur (XML). Því yfirleitt vilja aðilar sem geta tekið á móti slíkum reikningum aðeins fá þá sem XML en ekki líka sem PDF þar sem það eykur líkur á tvíbókun.

6. Loks ýtir þú á Senda til að gefa reikninginn út.

Hægt er að uppfæra hvaða netfang birtast á reikningum frá þér með því að velja Stillingar > Þínar reikningsupplýsingar. Þar er einnig hægt að skrá netfang hjá bókara, undir Viðbótarupplýsingar.

Mögulegt er að stilla hvaða tilkynningar berast á hvaða netfang undir Stillingar > Tilkynningar á tölvupósti

En, ef óskað er eftir því að breyta því netfangi sem viðkomandi er að nota til að auðkenna sig inn á konto.is kerfið, þá er nauðsynlegt að hafa samband við þjónustufulltrúa og óska eftir breytingu.

Almennar upplýsingar um XML reikninga:
Allir sem senda og/eða móttaka XML reikninga eru með sinn skeytamiðil (Advania, InExchange, Unimaze o.s.frv.)

Þegar XML reikningur er sendur þá flettir skeytamiðlari sendanda upp XML kennitölu á reikningi (sem er nokkurskonar póstfang viðkomandi). Ef XML kennitalan er á skrá þá er skeytið sent áfram á skeytamiðlara móttakanda (annars kemur villan: XML kennitala finnst ekki). Ef það koma upp vandræði með að afhenda skeytið (t.d. vegna þess að XML kennitala finnst ekki) þá birtast upplýsingar um það í sögu reiknings og við sendum þér líka sjálfvirkan tölvupóst með upplýsingum. 

Þegar þú býrð til viðskiptavin velur þú á hvaða hátt reikningurinn á að sendast.

Þú slærð inn kennitölu viðskiptavinar. Fer eftir kennitölu hvaða afhendingarmáti ef sjálfkrafa valinn.

Ef kerfið velur það ekki fyrir og kúnninn vill samt sem áður fá XML reikning getur þú valið það neðst niðri​.

Stærri kaupendur eru margir hverjir skráðir með Kostnaðarstaði. Þá er verið að senda XML skeytin á eina kennitölu, en valið á Kostnaðarstað stýrir því hvernig móttakandi bókar reikninginn í kostnaðarskráningu. Mögulegt er að velja sjálfgefinn kostnaðarstað á viðskiptavinaspjaldinu, en það er svo alltaf hægt að breyta þessu kostnaðarstaður gildi þegar verið er að senda reikninginn. Kostnaðarstaður er svo birtur í yfirliti reikninga, svo það er auðvelt að greina á milli, jafnvel þótt þetta sé allt sent á eina kennitölu.

Það er almennt ekki í boði lengur að breyta kennitölu á Konto aðgangi eftir að búið er að gefa út reikning eða hafið ferlið fyrir bankatengingu (á annarri kennitölu).

Meginástæðan er sú að skv. bókhaldslögum og reglugerð um rafræna reikninga á númerasería (1,2,3…) að vera óslitin fyrir hverja kennitölu. Þetta er eitthvað sem margir átta sig ekki á og getur valdið vandræðum gagnvart Skattinum.

Það ætti því að vera sér aðgangur fyrir hverja kennitölu í Konto. En hægt er að tengja alla aðgangana við sömu rafrænu skilríkin og eftir rafræna auðkenningu velja þann aðgang sem þú vilt fara inn á, sjá Stillingar – LYKILORÐ OG RAFRÆN SKILRÍKI

En að því sögðu. Ef þú ætlar að nota aðganginn þinn að Konto til framtíðar á kennitölunni sem þú vilt breyta í þá máttu senda okkur hana (ekki í chat)… En þá er ekki hægt að breyta aftur til baka 🙂