Að stofna kröfu

Kröfur birtast greiðendum sem Ógreiddur Reikningur í þeirra netbanka og banka appi.

Þú getur valið að stofna kröfu í netbanka greiðanda á sama tíma og þú gefur út reikning. Þá einfaldlega hakar þú í reitinn ,,Kröfustofnun“ í síðasta skrefinu, áður en þú sendir reikninginn. Ef þú vilt alltaf stofna kröfu við útgáfu reiknings hjá ákveðnum viðskiptamönnum þá getur þú valið viðkomandi viðskiptamann undir viðskiptavinir, hakað í reitinn ,,Kröfustofnun“ neðst á síðunni og smellt á vista. Í kjölfarið er alltaf sjálfkrafa hakað við ,,Kröfustofnun“ í reikningaforminu þegar þú ert að útbúa reikning fyrir viðkomandi viðskiptavin. Þú getur þó alltaf valið að afhaka reitinn í reikningaforminu þegar þú ert að útbúa reikning.

Áður en þú getur hafist handa við að stofna kröfur í netbanka samhliða útgáfu reiknings þá þarftu fyrst að virkja Kröfustofnun undir Áskriftir og viðbætur og velja þinn viðskiptabanka. Í kjölfarið sendir Konto tölvupóst á tengilið í þínum viðskiptabanka með upplýsingum um að þú viljir ganga frá innheimtusamningi. Þér er einnig sendur tölvupóstur með öllum nauðsynlegum upplýsingum þegar þú hefur ferlið á Konto.is með því að virkja Kröfustofnun viðbótina.

Áskriftarreikningar

Það verður að virkja Kröfustofnun OG vera í greiddri áskrift eins og FRÆ eða SPROTAR til þess að virkja viðbótina fyrir Áskriftarreikninga.

Með áskriftarreikningum getur þú með sjálfvirkum hætti sent viðskiptavinum þínum reikninga með reglulegu millbili, þ.e. viku-, mánaðar-, ársfjórðungs- eða árlega. Þú getur einnig stofnað kröfu í netbanka í hvert skipti sem áskriftarreikningur er sendur (að því gefnu að þú hafir virkað kröfustofnun). Þú getur valið að slá inn hversu oft reikningurinn skuli sendur út, t.d. einu sinni næstu tólf mánuði eða haft gildið 0 í reitnum Fjöldi og þá sendast reikningarnir út með reglulegum hætti þangað til þú slekkur á viðkomandi áskriftarreikningi.

Það er mögulegt að tengja upphæðina á áskriftarreikningum við vísitölu neysluverðs með því að haka í reitinn “Tengja við vísitölu neysluverðs” þegar þú útbýrð áætlun fyrir áskriftarreikning. Sjá nánari leiðbeiningar á næstu mynd fyrir neðan.

Til þess að slökkva á (eða hætta) útgáfu ákveðin áskriftarreiknings þá ferðu í Aðgerðir og umsjón > Áskriftarreikningar.

  • Nafn = Hvað á þessi áætlun fyrir reikninga að heita
  • Hversu oft á að senda (0 = þar til afvirkjað)
  • Hversu reglulega á að senda reikning
  • Hvenær á að senda fyrsta reikninginn
  • Haka til að tengja verð á reikningi við vísitölu neysluverðs

Sendu eins reikning á hóp af viðskiptavinum

Eftir að hafa virkja Kröfustofnun viðbótina þá verður mögulegt fyrir notendur að hlaða inn lista af viðskiptavinum með Excel skjali. Einnig er mögulegt að útbúa nýja hópa og raða viðskiptavinum í hópa samkvæmt þinni skilgreiningu. Eftir að hafa útbúið hóp(a), getur þú valið að senda áskriftarreikninga og/eða staka reikninga á heilu hópana af viðskiptavinum. Þegar reikningur er útbúinn, velur þú þinn hóp undir “Viðskiptavinur” fellilistanum í stað þess að velja einstaka viðskiptavin.

API – Tenging við vefverslanir og bókhaldskerfi

Konto býður uppá API fyrir notendur í greiddri áskrift. Notendur virkja Vefþjónustu viðbótina og fá þar með API lykil. Þessi lykill gerir notendum kleift að tengjast og nýta API þjónustu Konto. Þjónustan getur tengt bókhaldskerfi, vefsölukerfi, pöntunarkerfi eða hvað annað sem notendur hafa áhuga á að tengja við Konto.

Konto Plugin í WooCommerce nýtir einmitt þennan API.

Fyrir skjölun og nánari upplýsingar um vefþjónustu Konto –> Konto API

Að selja vöru á netinu

Þú getur með auðveldum hætti búið til sölusíðu fyrir þær vörur sem þú hefur skráð á Konto.is. Til að útbúa sölusíðu þá velurður einfaldlega viðkomandi vöru undir Vörulisti og smellir á ,,Söluform og sölusíður”. Þá býr Konto til hlekk fyrir þig sem þú beinir viðskiptavinum þínum inn á.

Viðskiptavinurinn þarf síðan bara að færa inn pöntunarupplýsingar og í kjölfarið sendir Konto út bæði sölureikning og stofnar kröfu í netbanka viðskiptavinar. Þú færð síðan tilkynningu á tölvupósti um leið og kaupandinn hefur greitt vöruna.

Þú verður að virkja Kröfustofnun viðbótina og vera í greiddri áskrift á Konto til að virkja Sölusíður.

Nánari upplýsingar og leiðbeiningar fyrir –> Selja á netinu með Konto

Skýrslur og hreyfingalistar

Notendur sem eru í greiddri áskrift geta keyrt út skýrslur (sem sýna allar hreyfingar, þ.e. sölureikninga, kreditreikninga, greiðslur og skráðan kostnað) fyrir ákveðið tíma tímabil.

Notendur geta valið á milli þess að fá úttak skýrslu í PDF eða CSV. Bókarar geta notað CSV skrár til að hlaða inn upplýsingum í sitt bókhaldskerfi. Samtölur fyrir vsk upplýsingar og heildar sölu per vsk flokk hjálpar notendum með uppgjör á vsk.

Einnig er mögulegt að setja upp skýrslu í áskrift. Notendur geta valið fyrir hversu langt tímabil (fjöldi mánaða) og valið hversu reglulega á að útbúa og senda skýrsluna.

Aðgerðir og umsjón > Skýrslur.

Notendur sem eru í greiddri áskrift gete einnig keyrt út hreyfingarlista fyrir ákveðinn viðskiptavin.

Viðskiptavinir > Velja viðkomandi viðskiptavin > Útbúa hreyfingarlista

Aukanotandi

Notendur í greiddri áskrift geta veitt öðrum, s.s. sölufulltrúa eða bókara, aðgang að sínum aðgangi að Konto. Þegar aðila er bætt við sendist sjálkrafa út boð á tölvupósti á hann. Þeir fá þá aðgang að öllu hjá þér, og geta t.d. sent reikninga og skráð kostnað. Það eina sem aukanotandi getur ekki gert er að breyta upplýsingum um sendanda reiknings (þínum reikningsupplýsingum). Aðeins eigandi aðgangsins getur gert það.

Aðgerðir og umsjón > Aukanotandi

Selja og bóka á námskeið og viðburði

Notandi getur valið vöru í vörulistanum hjá sér og valið að útbúa sölusíðu og söluform fyrir viðkomandi vöru. Sölusíðan getur verið tegundin Námskeið og viðburðir. Notendur skrá fjölda sem hægt er að selja með því að skrá fjölda á lager. Svo er hægt að bæta við lýsingu og myndum. Neðst í forminu er hægt að stilla hvaða eindagi á að vera á þeim reikningum sem sendir eru úr kerfinu til þeirra sem panta miða eða pláss.

Notendur geta vísað í vefsíðu á léni Konto, þar sem pöntunarformið fyrir þína vöru er aðgengilegt. Einnig er mögulegt að fella inn (e. embed) formið á hvaða síðu sem er.

Notendur geta séð lista yfir skráða aðila, séð greiðslustöðu á reikningum þeirra og valið að senda skilaboð á allann hópinn.

  • Notendur skrá sig sjálfir
  • Konto skráir viðkomandi sjálfvirkt sem viðskiptavinur hjá þér
  • Konto skráir sjálfvirkt sölureikning og stofnar kröfu í netbanka
  • Greiðslustaða sést í Listi yfir skráða aðila

Senda reikning á Reykjavíkurborg

Reykjavíkurborg er með kennitöluna 5302697609. Allir reikningar, þar sem Reykjavíkurborg er greiðandi, vísa í hana fyrir kennitölu greiðanda. Allir reikningar á Reykjavíkurborg skulu sendir sem XML skeyti og er það sjálfvalið undir “Hvernig skal senda reikning” á viðskiptavinaspjaldinu þegar borgin er stofnuð sem nýr viðskiptavinur. GLN númer borgarinnar er það sama og kennitala hennar, þ.e. 5302697609.

Viðskiptavinir > Skrá nýjan

En, svo þegar reikningur er sendur þá þarf að tilgreina kostnaðarstað innan Reykjavíkurborgar með því að skrá inn númer hans undir viðbótarupplýsingar. Inn á vef Reykjavíkurborgar er finna skjal með lista yfir helstu stofnanir borgarinnar og GLN kennitölur þeirra.

Senda reikning > Velja Reykjavíkuborg sem viðskiptavin > Viðbótarupplýsingar > Kostnaðarstaður

Athugið að Reykjavíkurborg fer fram á 30 daga greiðslufrest.

Sjá hér fyrir nánari upplýsingar um hvernig á að senda rafrænan reikning á Reykjavíkurborg.

Kostnaðarskráning

Notendur í greiddri áskrift geta virkjað viðbótina Kostnaðarskráning og byrjað að skrá upplýsingar um kostnað. Bókhaldskerfi hjá bókara sækir upplýsingar um kostnað og einfaldar bókun fyrir bókara. Skráður kostnaður með vsk upplýsingar birtist á úttaki fyrir Skýrslur hjá notendum og einfaldar þar með vsk uppgjör.

Áskriftir og viðbætur > Kostnaðarskráning

Einnig er mögulegt og byrja að móttaka rafræna reikninga (xml) með því að óska eftir því að söluaðili sendi rafrænan reikning á Konto. Konto kerfið sækir reikninginn og skráir viðeigandi upplýsingar í Kostnaðarskráningu, sem skilar sér svo til bókara. Samtölur í skýrslu fyrir vsk og heildarkostnað per vsk flokk hjálpar notendum með uppgjör á vsk.

Stöðurnar “Stofnað”, “Bókað”, “Sleppt”, “Á villu” eru einungis í notkun ef viðkomandi er búinn að tengjast bókhaldskerfi sem uppfærir stöðuna þegar færslur eru sóttar í Konto kerfið og fluttar inn í bókhaldskerfið.

  • Skrá Útgáfudag á kvittun/reikningi
  • Útskýringartexti –> setja [númer reiknings/kvittun] – [útskýring]
    • dæmi: “SR00112346 – net og sími”
  • Skrá VSK númer að kennitölu seljanda
  • Skrá Heildarupphæð
  • Skrá VSK upphæð
  • Setja inn mynd/pdf
  • Velja að Halda áfram –> kostnaður skráður!
1 2