Konto býður uppá API fyrir notendur í greiddri áskrift. Notendur virkja Vefþjónustu viðbótina og fá þar með API lykil. Þessi lykill gerir notendum kleift að tengjast og nýta API þjónustu Konto. Þjónustan getur tengt bókhaldskerfi, vefsölukerfi, pöntunarkerfi eða hvað annað sem notendur hafa áhuga á að tengja við Konto.

Konto Plugin í WooCommerce nýtir einmitt þennan API.

Fyrir skjölun og nánari upplýsingar um vefþjónustu Konto –> Konto API

Þú getur með auðveldum hætti búið til sölusíðu fyrir þær vörur sem þú hefur skráð á Konto.is. Til að útbúa sölusíðu þá velurður einfaldlega viðkomandi vöru undir Vörulisti og smellir á ,,Söluform og sölusíður”. Þá býr Konto til hlekk fyrir þig sem þú beinir viðskiptavinum þínum inn á.

Viðskiptavinurinn þarf síðan bara að færa inn pöntunarupplýsingar og í kjölfarið sendir Konto út bæði sölureikning og stofnar kröfu í netbanka viðskiptavinar. Þú færð síðan tilkynningu á tölvupósti um leið og kaupandinn hefur greitt vöruna.

Þú verður að virkja Kröfustofnun viðbótina og vera í greiddri áskrift á Konto til að virkja Sölusíður.

Nánari upplýsingar og leiðbeiningar fyrir –> Selja á netinu með Konto

Notendur sem eru í greiddri áskrift geta keyrt út skýrslur (sem sýna allar hreyfingar, þ.e. sölureikninga, kreditreikninga, greiðslur og skráðan kostnað) fyrir ákveðið tíma tímabil.

Notendur geta valið á milli þess að fá úttak skýrslu í PDF eða CSV. Bókarar geta notað CSV skrár til að hlaða inn upplýsingum í sitt bókhaldskerfi. Samtölur fyrir vsk upplýsingar og heildar sölu per vsk flokk hjálpar notendum með uppgjör á vsk.

Einnig er mögulegt að setja upp skýrslu í áskrift. Notendur geta valið fyrir hversu langt tímabil (fjöldi mánaða) og valið hversu reglulega á að útbúa og senda skýrsluna.

Aðgerðir og umsjón > Skýrslur.

Notendur sem eru í greiddri áskrift gete einnig keyrt út hreyfingarlista fyrir ákveðinn viðskiptavin.

Viðskiptavinir > Velja viðkomandi viðskiptavin > Útbúa hreyfingarlista

Konto notendur geta skráð Kennitöluna 1111111119 fyrir erlenda aðila eða valið annað land fyrir viðkomandi greiðanda (ef landið er ekki á listanum, veljið þá “Other”). Hægt að velja að fá reikningsúttakið og skilaboð á ensku, með því að velja Ensku (EN) sem tungumál viðskiptavinar. Veljið svo gjaldmiðil sem hentar.

Mögulegt að setja upplýsingar um lengri póstnúmer og póstbox í reitinn heimilisfang. Það er í boði að velja annann gjaldmiðil en ISK. Einnig er æskilegt að haka við að viðkomandi sér undanskilinn VSK til að tryggja að þú gefir ekki út reikninga með virðisauka fyrir viðkomandi viðskiptavin.

Notandi getur valið vöru í vörulistanum hjá sér og valið að útbúa sölusíðu og söluform fyrir viðkomandi vöru. Sölusíðan getur verið tegundin Námskeið og viðburðir. Notendur skrá fjölda sem hægt er að selja með því að skrá fjölda á lager. Svo er hægt að bæta við lýsingu og myndum. Neðst í forminu er hægt að stilla hvaða eindagi á að vera á þeim reikningum sem sendir eru úr kerfinu til þeirra sem panta miða eða pláss.

Notendur geta vísað í vefsíðu á léni Konto, þar sem pöntunarformið fyrir þína vöru er aðgengilegt. Einnig er mögulegt að fella inn (e. embed) formið á hvaða síðu sem er.

Notendur geta séð lista yfir skráða aðila, séð greiðslustöðu á reikningum þeirra og valið að senda skilaboð á allann hópinn.

• Notendur skrá sig sjálfir
• Konto skráir viðkomandi sjálfvirkt sem viðskiptavinur hjá þér
• Konto skráir sjálfvirkt sölureikning og stofnar kröfu í netbanka
• Greiðslustaða sést í Listi yfir skráða aðila

1. Stofna Reykjavíkurborg eða Hagkaup sem viðskiptavin

Til að stofna nýjan viðskiptavin þá velurðu: Viðskiptavinir > Skrá nýjan

Allir reikningar á þessa aðila skulu sendir sem XML skeyti og er það sjálfvalið undir “Hvernig skal senda reikning” þegar kennitalan hefur verið skráð.

Þú þarft því ekki að breyta neinum af sjálfgefnu upplýsingunum sem birtast heldur getur einfaldlega smellt á vista.

Valkvætt: Hægt að velja Sjálfvalinn kostnaðarstað þegar viðskiptavinurinn er stofnaður. Sá reitur er valkvæður en ef þú sendir oftast/alltaf á sama kostnaðarstað þá mælum við með að þú fyllir hann út. Þú getur bæði leitað eftir númeri eða nafni staðarins.

2. Senda reikning á Reykjavíkurborg eða Hagkaup

Til að senda reikning þá velurðu: Senda reikning

Eftir að kennitala hefur verið skráð þá birtist reiturinn Kostnaðarstaður undir beint fyrir neðan kennitölureitinn.

Bæði er hægt að leita eftir númeri eða nafni kostnaðarstaðar. Þú byrjar bara að skrifa í reitinn og þá birtast þeir kostnaðarstaðir sem eru í boði. Ef þú fylltir úr reitinn Sjálfvalinn kostnaðarstaður þegar þú stofnaðir viðskiptavininn þá kemur sá kostnaðarstaður sjálfvalinn (en það má alveg breyta).

Inn á vef Reykjavíkurborgar er finna skjal með lista yfir helstu stofnanir borgarinnar og GLN kennitölur (kostnaðarstaði) þeirra.

Hér er síðan listi yfir kostnaðarstaði Hagkaups:

Þegar kaupendur biðja þig um að innifela GLN (eða EAN) númer fyrir kostnaðarstað á reikningi þá skaltu setja GLN númerið i reitinn Kostnaðarstaður (undir Viðbótarupplýsingar) þegar þú ert að senda reikning, sjá mynd hér að neðan.

Vert er að nefna að íslenskar GLN tölur byrja á 569 og eru 13 tölustafir.

Ekki setja GLN númerið í reitinn XML kennitala móttakanda á Viðskiptavinaspjaldinu, sjá mynd hér að neðan. Í þessum tilvikum á að setja kennitölu móttakanda (viðskiptavinar sem þú ert að senda á) í þann reit.

Notendur í greiddri áskrift geta virkjað viðbótina Kostnaðarskráning og byrjað að skrá upplýsingar um kostnað. Bókhaldskerfi hjá bókara sækir upplýsingar um kostnað og einfaldar bókun fyrir bókara. Skráður kostnaður með vsk upplýsingar birtist á úttaki fyrir Skýrslur hjá notendum og einfaldar þar með vsk uppgjör.

Áskriftir og viðbætur > Kostnaðarskráning

Einnig er mögulegt og byrja að móttaka rafræna reikninga (xml) með því að óska eftir því að söluaðili sendi rafrænan reikning á Konto. Konto kerfið sækir reikninginn og skráir viðeigandi upplýsingar í Kostnaðarskráningu, sem skilar sér svo til bókara. Samtölur í skýrslu fyrir vsk og heildarkostnað per vsk flokk hjálpar notendum með uppgjör á vsk.

Stöðurnar “Stofnað”, “Bókað”, “Sleppt”, “Á villu” eru einungis í notkun ef viðkomandi er búinn að tengjast bókhaldskerfi sem uppfærir stöðuna þegar færslur eru sóttar í Konto kerfið og fluttar inn í bókhaldskerfið.

• Skrá Útgáfudag á kvittun/reikningi
• Útskýringartexti –> setja [númer reiknings/kvittun] – [útskýring]
  • dæmi: “SR00112346 – net og sími”
• Skrá VSK númer að kennitölu seljanda
• Skrá Heildarupphæð
• Skrá VSK upphæð
• Setja inn mynd/pdf
• Velja að Halda áfram –> kostnaður skráður!
  

Nú getur þú stýrt því hvernig þú birtist sem greiðandi hjá öðrum notendum (reikningsútgefendum) í Konto. reikningar útgefnir í Konto skila sér til þín þegar þú ert kaupandi. Einfalt einnig að skrá lista fyrir GLN kostnaðarstaði til að auðvelda sjálvirknivæðingu í AP bókhaldinu (kostnaðarskráningu).

ATH: Þessi viðbót er í boði fyrir notendur í Grunnur (ókeypis). En, til þess að vista stillingar verður notandi að staðfesta með auðkenningu á island.is

Þú einfaldlega skráir inn upplýsingar um þig sem greiðanda og hvernig þú vilt móttaka reikninga. 

Til þess að nýta þessa viðbót þarftu að virkja þjónustuna Skrá stillingar fyrir móttöku reikninga.

Eftir að hafa virkjað þessa viðbót bætist við valmöguleiki undir Stillingar.

Þegar þessi viðbót er virk, þá getur þú sem notandi skráð sjálfgefin gildi fyrir það hvernig þú vilt móttaka reikninga. Ef þú vilt fá rafrænan reikninga, með 30 greiðslufrest og láta nonna@email.is fá afrit af pdf – þá stillir þú það með þessu.

Kaupendur geta valið að stilla GLN Kostnaðarstaði – svo að reikningar sendir á þá muni alltaf vera með skilgreindan kostnaðarstað og GLN númer fyrir sjálfvirkni í bókun á kostnaði.

GLN listinn sem kaupendur bjóða uppá birtist seljendum sem vallisti þegar viðkomandi setur upp kaupanda sem viðskiptavin á konto.is. Stillingar fyrir greiðslufrest, netfang og hvert skal senda XML skeytið kemur sjálfkrafa inn þegar notandi slær in kennitölu kaupanda.

Notendur nýta Sjálfgefinn kostnaðarstaður sem það gildi kemur þá sjálfkrafa inn í reitinn Kostnaðarstaður í reikningsforminu, en seljandi getur auðveldlega uppfært þetta gildi þegar verið er að útbúa nýjan reikning. Vallistinn passar að það er einungis hægt að velja gild GLN númer og númerið skráist á réttan stað í xml reikningi, sem gerir kaupendum kleift að treysta betur á sjálfvirkni í bókun á kostnaði.

Fyrir lengra komna, þá er einnig hægt að stilla upp vörulista. Notendur á Konto geta þá valið úr vörulista ykkar þegar á að senda ykkur reikning – þetta getur einnig hjálpað með sjálvirkni í bókun reikninga.

Þú sem greiðandi, getur stofnað reikning með stöðuna “Vistað” hjá þeim aðila (sem notar Konto) sem  þú vilt að sendi þér reikning. Þá stofnar þá í raun drög að reikning hjá viðkomandi seljanda vegna ákveðinnar sölu. Seljandinn þarf síðan að samþykkja reikninginn og gefa hann út. Með þessu getur þú verið 100% viss um að rafræni reikningurinn flæði rétta leið og hægt sé að bóka hann sjálfkrafa í þínu viðskiptakerfi. 

Til þess að nýta þessa nýjung þarftu að virkja þjónustuna Stofna vistaðan reikning hjá öðrum.

Ef skráð kennitala er til í kerfinu, þá vær viðkomandi tilkynningu og reikningurinn sem þú útbýrð verður vistaður sem Drög hjá þessum notanda.

Þú getur einnig valið að senda á netfang. Ef viðkomandi netfang er ekki skráð sem notandi í kerfinu, þá sendum við boð um skráningu. Þetta hjálpar þér að móttaka rétta rafræna reikninga og spara með sjálfvirkni í bókun á kostnaði.